Sistema di Prenotazioni

Data: 2025-12-17 • Versione: 2.22 • Prodotto: Tutti

Introduzione

È stato introdotto il nuovo sistema di Prenotazioni, che permette di trasformare un dispositivo IpDoor in un punto di controllo accessi con gestione oraria.

Questo consente di regolare l’accesso a spazi condivisi come palestre condominiali, sale riunioni, coworking, depositi, aree dedicate o ambienti con utilizzo contingentato, garantendo che ogni utente possa accedere soltanto se ha una prenotazione valida per quella fascia oraria

Obiettivo dell’aggiornamento

  • Offrire un sistema semplice e flessibile per gestire accessi legati a prenotazioni.
  • Migliorare l’esperienza degli utenti, che possono prenotare dallo smartphone o dal web ed entrare automaticamente con qualunque metodo di accesso IpDoor.
  • Fornire ai gestori strumenti di monitoraggio, controllo e reportistica.
  • Aumentare la sicurezza e ridurre gli accessi non autorizzati.

Vantaggi operativi

  • Controllo accessi completamente integrato nel sistema IpDoor.
  • Riduzione degli accessi non autorizzati.
  • Migliore gestione degli spazi condivisi.
  • Nessuna app o sistema esterno richiesto.
  • Flessibilità totale: ogni ambiente può essere configurato in modo diverso

Come funziona

Ogni ambiente prenotabile viene configurato come Stanza, con fasce orarie, limiti, capacità massima e regole di utilizzo.

Gli utenti appartenenti al gruppo autorizzato possono:

  • visualizzare disponibilità,
  • creare prenotazioni,
  • modificare o cancellare le proprie prenotazioni (se consentito).

Quando raggiungono il punto di accesso, il dispositivo IpDoor verifica:

  1. Identità dell’utente (tramite PIN, QR, badge, NFC, Bluetooth o riconoscimento facciale).
  2. Esistenza di una prenotazione attiva in quel preciso orario.

Solo in presenza di una prenotazione valida viene attivata la regola configurata (apertura, PostIT, messaggio informativo).

🔧 Configurazione

Passaggi da eseguire con un account amministratore.

La configurazione si basa su tre elementi: Gruppi, Stanze, Regole sul dispositivo.

  1. Aprire la Console Web.

  2. Creare e configurare Gruppi e Utenti: premere “+” nel menu Gruppi e creare :

    1. un gruppo che contiene gli Utenti che potranno effettuare le prenotazioni
    2. un gruppo che contiene i Gestori che potranno effettuare le prenotazioni
    3. configurare la visibilità di gestione del gruppo Utenti dal gruppo Gestori
    4. inserire gli Utenti nei relativi gruppi
    5. Abilitare il ruolo Gestore ad ogni utente presente nel gruppo Gestori.

  3. Creare e configurare le Stanze, ovvero le aree delimitate a cui si deve accedere con prenotazione: premere “+” nel menu Stanze definendo :

    1. slot minimi prenotabili (es. 30 min)
    2. fasce orarie disponibili per la prenotazione
    3. il gruppo di utenti autorizzati a prenotare questa stanza
    4. limiti massimi di prenotazioni per utente in un dato periodo
    5. massimo numero di prenotazioni contemporanee (dove ci possono essere più persone che prenotano contemporaneamente ad esempio una palestra),
    6. eventuali messaggi informativi da mostrare sul dispositivo nel momento dell’accesso.

  4. Configurare i Dispositivi all’ingresso delle Stanze, ovvero quelli che recepiranno il codice di prenotazione e apriranno il varco di accesso : dal menu Dispositivi selezionare il dispositivo corretto e poi accedere al menu Configurazioni→Prenotazioni :

    1. Aggiungere una Regola di azione scegliendo:
      • la Stanza da collegare,
      • l’Attivazione o PostIT da eseguire quando un utente con prenotazione valida presenta la propria credenziale.

    Il dispositivo, tramite il motore di automazioni IpDoor, potrà aprire la porta, inviare messaggi, attivare output o eseguire funzioni personalizzate.

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▶️ Utilizzo

Per l’utente

Dall’App Mobile o dalla Console Web, l’utente può:

  • visualizzare il calendario,
  • creare nuove prenotazioni,
  • verificare disponibilità,
  • cancellare la propria prenotazione (se permesso).

All’arrivo alla porta, l'utente digita o presenta la propria credenziale e, se la prenotazione è valida, accede immediatamente.

Per il gestore

Dall’App Mobile o dalla console Web, il gestore può:

  • visualizzare tutte le prenotazioni, anche filtrando per stanza,
  • creare prenotazioni per qualsiasi utente,
  • modificare o cancellare prenotazioni,
  • esportare il calendario in formato CSV,
  • avere una visione completa delle sovrapposizioni e disponibilità.

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📝 Note aggiuntive

nessuna